どうも、個々の企業の業務に密着したカスタムビジネス研修 “ForCus” をプロデュースしているシンジです。
このコラムでは実践的な研修内容、その他、様々な話題を皆さんに公開していくスペースとなっております。
*研修プログラム名 “ForCus” は “For our Customers（お客さまのために）” と “Focus（業務に焦点をあてる）” を掛け合わせた造語です
早速ですが、無くした方が良いですよね、ムダな作業は
そもそもムダな作業っていうのは、時間と工数を取って
何ら付加価値を生み出さない作業のことなんですよね
簡単に言えば、時間泥棒だと思ってください
日々の業務の中で、皆さん気づいていると思うんですよね
“これって、無くてもいい作業じゃない？” って
会社全体では大きな損失ですよね
でも、この時間泥棒、個々人レベルで長い年数をかけて増殖してきていて、
会社の中に蔓延しているんです
しかも、見ようとしないと見えない厄介な存在なんですね
放っておくと、どんどん本来業務を圧迫し、収益率が低下していきます
そして、一人当たりの業務負荷が増大し、人材流出につながります
そうなると、さらに一人当たりの負担が増加し、あらたな退職者を生みだす
負のスパイラルに入っていきます
この人手不足の時代に人材が流出していくことになるんです！
一旦、このスパイラルに入り出すと、改善プロジェクトを進める
余裕さえなくなっていきます
そもそも、ムダな作業が生まれて蔓延してきた原因は、
会社全体の作業効率を指揮して全体最適を考える人がいない、
現場レベルでは自分自身の仕事の効率性だけを考えてそれによる他の部門の犠牲を
考えなくなったことにあるんです
改善には複数部門をまたがる意識改革が必要なので、非常に根の深い問題なんです
一刻も早く、ムダな作業への関心を高め、取り除く必要があります
“ いや、そんなこと分かっているよ！” とこのコラムを読んでいる方は
思っているでしょ？
だけども、 “そもそもどこから手を出していいのか？、何を無くしていいか
全然分かりません” っていうのが多分これがみなさんの本音じゃないでしょうか？
ということで まず 今日はですね
そんなみなさんの分からないことをズバッと教えていこうと思います
まず本質的な話をしますね
ムダを省くにはどういう手順で考えていったら良いと思いますか？
みんなでムダだと思う作業を出し合う？
あながち、間違いではないですが、それだと、点の話になっちゃうんです
ムダ作業を省く本質とは “業務フローをシンプルにする” ということです
そもそも、日々の仕事は前工程があって、後工程があって
業務フローの中にあるんですよね？
だから、先ずは、業務フローを書き出してみることから始めるんです
例えば、アドバイスに入った工場での改善事例だと
訪問した部門では帳票に印字された数値をひらすらPCに入力してデジタルデータを
作っているんですね
そこで、業務フローを調べて、この帳票の出所を遡っていくと、グループ会社の
ある部門に行き着きました
そこで、すぐにグループ会社の方にお願いをしてプリントアウトした紙ではなくて、
デジタルデータで受け渡して欲しいと伝えると、もうその日からPCへの数値入力業務が
姿を消しちゃったって話
ここで言いたいのは、一つ一つの事象を点で見るんじゃなくて、業務の流れとして
捉えて欲しいってこと
だから、先ずは、今の仕事が自部門だけではなくて、他部門も含めてどう流れているのかを
知ることが大事ななんです
簡単なのは、先ずはドキュメントを追いかけてみるのがいいですね
各部門の業務フローを調査して、会社全体の業務フローをきっちりドキュメントに
落とした上で、ムダな業務を洗い出すと、抜け漏れがなくなります
最後に宣伝です
業務フロー改善オリジナル研修を提供しています
業務フロー図を学びながら、どんどん書き足して頂きながら業務フローと
ムダ作業のあぶり出しを行う研修です
さらに業務フロー改善プロジェクトの推進サービスも提供しています
貴社に入り込んで社員の方々と一緒に進めていくこともできます
先ずはご相談ください
【本日のまとめ】
・ムダな作業は貴重な社内リソースを気づかないところで食いつぶしています
・やがて、本来業務を押しのけて、一人一人の従業員の業務負荷増大につながっていきます
・ただでさえ、人手不足の世の中、本来業務に集中できない状況が続き出すと
従業員の流出につながり、その流出はさらなる流出につながるリスクを生み出します
・ムダな業務を削ぎ落すには業務を単体で見ずに業務の流れを掴んだうえで
対策を検討していくことが重要です
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【おまけ】
複数の帳票を１枚に集約するというのも業務フロー改善の一つです
ただ、あまり集約しすぎると、老眼の私には厳しい帳票になってしまいます…