どうも、個々の企業の業務に密着したカスタムビジネス研修 “ForCus” をプロデュースしているシンジです。
このコラムでは実践的な研修内容、その他、様々な話題を皆さんに公開していくスペースとなっております。
*研修プログラム名 “ForCus” は “For our Customers（お客さまのために）” と “Focus（業務に焦点をあてる）” を掛け合わせた造語です
業務フロー分析研修を行っていると、大概、業務の属人化の問題にぶち当たります
そもそも、業務の属人化がなぜ、悪いのかを４つあげてみましょう
１つ目、リスクの集中
この仕事は佐藤さんしかできないんです、なんて感じだと、佐藤さんが会社を長期入院することになったり、辞めちゃったりしたら、業務の停滞や混乱が生じるリスクがありますよね
２つ目、情報の非公開化
情報を会社資産として管理していない場合が多いんですよね
例えば、A社とのやり取りに関する情報は佐藤さんのデスクトップのフォルダにだけ入っているとか、あれ？あの商談の見積もりは？なんてことあるあるですよね、こんな感じで情報が組織内で共有されていない場合、情報の透明性や情報の流動性が損なわれる可能性があります
そうなると、組織全体の意思決定が遅れたり、情報が偏ったりするリスクが生じちゃいます
３つ目、スキルの不均衡
特定の個人だけが担当する業務ができると、当然、他の人の経験値があがらなくなっちゃうんですね、そうすると、ますます、特定の個人への依存度が高くなっていってしまいます
そもそも、その特定の個人がパフォーマンス良く仕事をこなしているのかどうか、その人のペースが正しいのか、判断できなくなっちゃいます
そうなると新しい技術や手法への対応力が低下して、競争力の低下やイノベーションの妨げにつながってしまいます
４つ目、ワークバランスの悪化
業務が特定の個人に集中すると、その個人の負担が過重になって、他の人は提示に退社するのに、その人だけ残業が続いて、土日迄出社しているなんてことにもなりかねない
長時間労働やストレスが増大し、その人だけじゃなく、周囲の人のモチベーションにも悪影響を与えることがあります
いやぁ～、デメリットは良く分かるんだけど、どうやって属人化した業務を無くせば良いかわからないんだよねぇ～、ウチは人手が足りなくてそれぞれが仕事を分担しているから、ってなりますよね
そもそも、属人化が進む原因は
・特定の人が仕事を抱え込んでしまうタイプ
・特定の人が持つスキルが必要
・特定の人が権威があり、その仕事に手出しできない
・時間や労力が不足し、安易に特定の人に仕事を割り振っている
などが考えられます
あと、たまに見かけるのが、エクセルなどで独自に組み上げたシステムを使っている場合
作り上げたその人しか分からないしくみっていうのは要注意！
じゃあ、どすれば良いのか？
先ずは、情報を特定の人が抱え込まないように情報の共有化をルール化し、進めていきます
つまり、情報を個人資産から会社資産へ移行するイメージですね
次に、スキルについては新人やメンバーへスキルの高い人が教えていくことを明確に制度化します
これにより、スキルの底上げをはかります
次に権威がある人への対応ですが、ここはリーダーシップ教育を進めていきます
あくまでも個人ではなく、チームで仕事を進めるという意識を持たせていきます
時間や労力の不足については、先ず、仕事の配分を見直し、人員の再配置などリソースの最適化を
行ないます
他にも自動化できるところは自動化し、業務の負担量自体を減らしていきます
システムも個人が独自に作り上げたシステムではなく、標準システムへ移行する
研修を進めていると問題がより具体的に見えてきます
ちなみに普通の研修会社は “教科書的なお話をしてはいおしまい！” ってなりますが
ウチは、そんな冷たくないんですね
ご要望があれば、それぞれの問題を取り除くところまで入り込んでお手伝いできちゃいます
だって、国内唯一の経営コンサルタントの国家資格を持つ、中小企業診断士がいますからね
【本日のまとめ】
・業務の属人化は情報を個人所有にしてしまうことです早急に会社資産へと移行させる必要があります
・属人化を改善していくには、属人化の原因によって改善策が異なってきます
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【おまけ】
我が家では、毎朝、家族全員を起こす仕事がなぜか、私に属人化されつつあります